Beginnend mit dem 1. Januar 2025 bis spätestens zum 1. Januar 2028 gilt in Deutschland eine stufenweise E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das bedeutet: Unternehmen müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und empfangen können. PDF-Dateien gelten dann nicht mehr als elektronische Rechnung. Auch Natursteinbetriebe sind davon betroffen – sowohl als Rechnungssteller als auch als Empfänger.
Was bedeutet das konkret?
Viele Betriebe fragen sich: Welches Format ist das richtige? Muss ich spezielle Software anschaffen? Wie kommuniziere ich mit meinen Geschäftspartnern? Und was passiert, wenn ich weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verschicke?
Die wichtigsten Antworten:
– Pflicht stufenweise: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird der Versand verpflichtend, spätestens ab 1. Januar 2028 dürfen nur noch E-Rechnungen verschickt werden.
– Formate: Anerkannt sind in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.1.1, Profil EN 16931-konform).
– Übertragungswege: Häufig werden E-Rechnungen per E-Mail übermittelt. Zunehmend kommen auch Portallösungen wie Peppol zum Einsatz.
– Software und Systeme: Wer bereits mit einem ERP- oder Buchhaltungssystem arbeitet, sollte prüfen, ob E-Rechnungsfunktionen bereits verfügbar sind. Kleinere Betriebe können auf einfache Rechnungsprogramme mit E-Rechnungsmodul zurückgreifen.
Warum jetzt handeln?
Auch wenn die Pflicht schrittweise kommt, betrifft sie letztlich alle Unternehmen. Wer sich jetzt vorbereitet, spart vermeidet Engpässe kurz vor den Stichtagen. Zudem bietet die Umstellung Chancen: Weniger Papier, weniger Fehler, schnellere Prozesse, mehr Transparenz.
Tipps für den Einstieg:
1. Prüfen Sie Ihre Software auf E-Rechnungsfähigkeit.
2. Sprechen Sie mit Kunden und Lieferanten: Welche Formate und Übertragungswege werden genutzt?
3. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie die E-Rechnung in die Buchhaltung integriert wird.
4. Schulen Sie Ihr Team rechtzeitig.
>> Nutzen Sie den DNV-Innovationstag am 21. November 2025 in Würzburg, um sich zu informieren.
Fazit:
Die E-Rechnung kommt – auch für Natursteinbetriebe. Wer früh startet, setzt nicht nur gesetzliche Vorgaben um, sondern nutzt die Gelegenheit, interne Abläufe zu verbessern. Der Deutsche Naturwerkstein-Verband e.V. (DNV) unterstützt Sie dabei mit aktuellen Informationen, Veranstaltungen und praxisnahen Tipps.
Kurzprofil Jochen Treuz
Jochen Treuz ist Trainer, Berater und Autor mit langjähriger Erfahrung im Rechnungswesen und in der Digitalisierung betrieblicher Prozesse. Sein Schwerpunkt liegt auf der Einführung der E-Rechnung in Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Dabei verbindet er fundiertes Fachwissen mit praxisorientierten Tipps zur Umsetzung – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum mittelständischen Unternehmen.
Als Autor des Buches „E-Rechnungen für Dummies“ und erfahrener Referent begleitet er Unternehmen bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse, unterstützt bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen und vermittelt rechtliche Grundlagen verständlich und kompakt. Seine Vorträge zeichnen sich durch Klarheit, Praxisnähe und konkrete Handlungsempfehlungen aus.
